Todo negócio é feito de projetos e processos. Os processos se traduzem em todas as atividades que devem ser executadas para se chegar ao objetivo final do seu negócio. Por exemplo: em uma produção e comercialização de tomates, o processo de produção engloba todas as atividades de plantio, manejo e colheita, enquanto o processo de comercialização a de embalagem, promoção e escoamento. Isso é considerado um mapeamento de processos, visto que todas as etapas são pré-definidas.
Os processos se tratam de atividades que são sequenciais e não têm fim (como os processos de contratação de funcionários, o de elaboração da folha de pagamento, entre outros), e por isso, deve-se mapear estes processos a fim de os avaliar, tornando-os cada vez melhores e mais ágeis. A isso damos o nome de Mapeamento de Processos.
Este mapeamento e consequentemente a melhoria de processos é essencial para que uma organização opere com excelência. Para isso, a estratégia é entender como funciona cada atividade da empresa, entendendo o passo a passo de cada tarefa executada em cada área da organização, para que se possa atingir a excelência das operações organizacionais.
Como modo de impedir custos de desperdício ou ociosidade nos processos, pela falta de agilidade, indica-se o mapeamento dos processos desde a criação do modelo e plano de negócios, para que a empresa e produção seja implantada de maneira ágil e com boas práticas. Assim, serão utilizados os recursos ideais, no tempo ideal, gerando os gastos mínimos e a receita máxima.
O mapeamento de processos é visual, ficando mais simples de se entender cada etapa de um processo. Dentre os tipos de mapeamento de processos mais comuns está o fluxograma, ou flowchart, que indica os responsáveis e as unidades ou setores da empresa envolvidos no trabalho; e o BPMN (Business Process Model and Notation), uma linguagem com regras que fazem com que qualquer pessoa que conheça a notação consiga bater o olho em um processo e entender sua modelagem.
Além do mapeamento dos processos e suas respectivas atividades, define-se o tempo e recursos necessários para sua execução, assim como os riscos que cada uma envolvem. Dessa forma, o planejamento é meticuloso e provê insumos para uma gestão de processos mais assertiva.
Escrito por Helena Lima